Konflikte im Team lösen: Warum Teamkonflikte nichts Negatives sind – und wann die Konflikt-Eskalation beginnt

Warum Konflikte im Team nicht negativ sind

Konflikte sind ganz normal und signalisieren Entwicklungspotenziale im Unternehmen, wo Dinge nicht mehr passen – nicht unbedingt gleich Dysfunktion. Offene, fair ausgetragene Meinungsverschiedenheiten und Konflikte im Team verbessern den Informationsstand, führen zu besseren, ausgewogenen Lösungen, die von einer Mehrheit im Team getragen werden. Außerdem kann früh erkannt werden, wo Dinge nicht mehr so passen und verändert werden müssen. Fair ausgetragene Konflikte im Team steigern die Motivation bei den Einzelnen und sowie die Innovationsfähigkeit des Teams. Die Eskalationsdynamik nach Friedrich Glasl zeigt: Früh erkannt und geklärt, bleiben Teams im Win-Win-Bereich (vor allem auf Eskalationsstufe 1 und 2).
Aus meiner Erfahrung in der Arbeit mit Führungsteams kann ich sagen:

Teams, die Konflikte konstruktiv gelöst und geklärt haben, bauen psychologische Sicherheit im Team, Vertrauen, Resilienz und Innovationskraft auf.

Die Top 5 der typischen Konflikt-Themen im Team

Die 5 häufigsten Themen, bei denen Konflikte im Team sich zeigen und entstehen können:

1. Unklare Rollen & Zuständigkeiten(wer ist wofür zuständig und verantwortlich? Was bleibt liegen? Wer wird übergriffig)

2. Langwierige Entscheidungsfindung bzw. das „Aufmachen“ von getroffenen Entscheidungen im Nachhinein
3. Kommunikationsprobleme (fehlendes Feedback, nicht geäußerte Bedürfnisse und Bedenken, Missverständnisse, etc.)
4. Werte-/Ziel-/Beurteilungskonflikte (unvereinbare Grundannahmen, unterschiedliche Bewertung von Zielen/Vorgehen)
5. Ressourcenthemen (Konflikte über Zeit, Budget, Informationen)
6. Stressreaktionen & unerfüllte Bedürfnisse (Druck, Überlastung)

Die  4 typischen Ursachen von Konflikten im Team

Schauen wir uns die Ursachen von Konflikten in Teams einmal genauer an. Es gibt unterschiedliche Auslöser, die Konflikte befeuern und entstehen lassen können.

1) Strukturelle Auslöser: Wenn das System (Organisation) Reibung erzeugt

• Unklare Ziele & Prioritäten: Widersprüchliche OKRs, wechselnde Prioritäten, fehlende „Definition of Done“.
• Rollen- und Schnittstellen-Unklarheit: Doppel-/Schattenverantwortung (Rollen-Übergriffigkeit) oder Lücken („Niemand fühlt sich zuständig“).
• Ressourcenknappheit: Zeit, Budget, Personal, Informationen – Knappheit erhöht Gerechtigkeitssensibilität.
• Remote/Hybrid-Kommunikation: Asynchronität, „Silent Disagreements“, fehlende nonverbale Signale.
• Intransparente Entscheidungswege: Unklare Governance erzeugt Ohnmacht und Widerstand, der sich dann in unverbindlichen Zusagen und immer wieder hinterfragten Entscheidungen zeigt).

2) Interpersonale Auslöser: Muster und Dynamiken zwischen Personen

• Kollidierende Kommunikationsstile: Direkt vs. diplomatisch; schnell vs. gründlich.
• Mikroaggressionen & Tonalität: Augenrollen, spitze Mails, Ironie – Kleinigkeiten, die dann über die Zeit kumulieren.
• Macht- und Status-Themen: Wer setzt Agenden? Wessen Wort hat Gewicht? Wer verliert das Gesicht?
• Ungeschriebene Normen: „Feedback ist willkommen – aber Kritik hat Konsequenzen.“
• Psychologische Sicherheit fehlt: Fehler, die gemacht wurden oder Einwände werden sanktioniert → damit wandern Konflikte in den Untergrund.

Aus meiner Erfahrung in der Arbeit mit Teams, sind es hier vor allem die letzten beiden Punkte, die ich oft in größeren Unternehmen gesehen habe. Die Kollegen haben selbst oder bei anderen erlebt, das vordergründig Feedbackkultur bei einzelnen Führungskräften sanktioniert wurde. Damit kann ich sicher sein, dass sich jeder beim nächsten Mal offen äußert. Und korrodiert die psychologische Sicherheit und die Konflikte werden zu kalten Konflikten, die im Hintergrund bzw. „unter dem Teppich“ zu Elefanten im Raum werden.

3) Individuelle Auslöser: Wahrnehmung, Bedürfnisse, Stress

• Werte & Antreiber: Unsere Werte sind was, uns ausmacht, was uns wichtig ist. Werte sind z. B. Leistung, Loyalität, Harmonie, Autonomie, Fairness – prallen diese aufeinander, knistert es. Oft geraten Kollegen mit sogenannten Schwesterwerten aneinander, da sie beim jeweils anderen nur die entwertende Übertreibung und nicht den ausgleichen Pol zu ihrem Wert (und umgekehrt). In meiner Erfahrung mit Teams äußert sich das oft darin, dass Vorschläge gegenseitig abgewertet werden oder für ein Anliegen leidenschaftlich gefochten wird. Das im Wertequadrat von Schulz von Thun beschriebt die Dynamik besonders gut -> mein Blogartikel dazu.
• Stress & Überlastung: Unter Druck und Stress aktiviert unser Gehirn zu unserem Schutz alt bekannte Muster – die Trampelpfade, die gut bekannt sind und so weniger Energie brauchen, als neu erlernte Verhaltensweisen→ so machen wir immer wieder die gleichen Fehler, reagieren unreflektiert, machen Fehlzuschreibungen („Die wollen mich sabotieren“) und suchen den Fehler beim jeweils Anderen.
• Bedürfniskonflikte: Unsere Bedürfnisse sind so verschieden, wie wir Menschen verschieden sind: Sicherheit vs. Freiheit, Tempo vs. Sorgfalt, Nähe vs. Distanz – die Teamklassiker, wenn es um Werte- und Bedürfniskonflikte geht.
• Biografische Trigger: Bestimmte Kommunikationsweisen aktivieren alte Erfahrungen bei uns– und lösen damit alte Verhaltensmuster aus.  Das passiert meistens unbewusst, ohne dass wir uns dessen gewahr werden. Am besten kannst du solche unbewussten Muster in der Arbeit mit einem erfahrenen systemischen Coach aufdecken.

4) Teamdynamik: Muster auf Systemebene

• Sach-/Aufgabenkonflikte (Inhalte – Was) –Das „Reiben an der Sache“ für die beste Entscheidung ist für den Erfolg von Teams unabdingbar. Kritisch wird es nur, wenn sie dysfunktional geführt werden.
• Prozesskonflikte (Wie) – Unklarheit in Rollen, Abläufe und Entscheidungen sind typische Themen
• Beziehungskonflikte (Wer/Wert) – Die Frage nach Identität, Respekt, Wertschätzung und Zugehörigkeit spielen in der Teamdynamk eine wichtige Rolle und können emotional aufgeladen sein, wenn sie nicht beachtet werden.

Lösungsstrategien: 5 praxiserprobte Wege, um Konflikte im Team zu lösen

1) Mein Nummer #1 Tipp: Regelmäßige Team-Reflexionen

Kleine, konstante Reviews auf die Zusammenarbeit im Team und auf kritische Themen verhindern große Brände. Kurzformate (z. B. 30-Min-Retro alle 4-6 Wochen) erkennen Spannungen früh, bevor sie persönlich werden Nicht zu unterschätzen ist der gemeinsame Lerneffekt. Durch Working Agreements werden die Absprachen, die gemeinsam und regelmäßig getroffen werden, verbindlich.

Das ist der Tipp #1, den ich jedem Team bei meinen Kunden empfehle: plant Retros regelmäßig in den Teamkalender ein:

• Am Anfang alle 4-6 Wochen 30–45 Min Retro (im Startup-Umfeld eher kürzere Intervalle); nach einer gewissen Zeit kann das Team die Abstände dann individuell anpassen.
• Quartalsweise Deep-Dive-Retro (90 Min) mit mehr Tiefe zu Zusammenarbeit, Miteinander, Prozesse, etc.

Es gibt nur 2 wichtige Regeln für den Erfolg: (1) Nicht ausfallen lassen – (2) keine operativen „urgent“ Themen auf die Agenda nehmen.

Wenn ich nur eine Methode empfehlen dürfte, die ein Team einführen sollte, dann wäre es diese.

#2 Tipp: Rollen & Erwartungen im Team klären (z. B. RACI)

„Ordnung schützt Beziehung“: Klare Verantwortlichkeiten senken Reibung und Überlastung. Rollenübergriffe wie auch Verantwortungsverschiebung nerven mit der Zeit und sind ein Klassiker bei Co-Founderkonflikten und Konflikten in Führungsteams. Gleichzeitig ist es normal, dass sich Rollen und Erwartungen mit der Zeit verändern – genauso wie sich Organisationen verändern.

Daher empfehle ich Teams, regelmäßig (für Startups alle 6-9 Monate, für langsamer wachsende Unternehmen alle 12-15 Monate) auf ihre Rollen und Verantwortungen zu schauen, zu klären, ob diese noch aktuell sind oder ob die Aufgaben anders verteilt werden. Und ja – ich höre das stöhnen, vor allem bei denjenigen, die sich an ewig lange Aufgabenbeschreibungen von früher erinnern.

Das muss aber nicht sein:

How to: Nutze dazu z. B. die RACSI-Matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Support, Informed) für die pragmatische und einfache Rollenklärung. Startet mit den Rollen bzw. Verantwortungen, die etwas einfacher sind, um zu starten und geht dann langsam zu denen über, die euch am meisten unter den Nägeln brennen.

#3 Tipp:  Gewaltfreie Kommunikation (GFK): mach dir den Alltag mit ein paar bewährten Methoden einfacher

„Klarheit ohne Angriff“ – Wer Beobachtung, Gefühl, Bedürfnis und Bitte trennt, entschärft die Eskalationsdynamik, reduziert Schuldzuweisungen und kommt schneller zu Lösungen. Für die Eskalationsstufen 1-3 („Win-Win) funktioniert GFK gut, da sie deine Selbststeuerung stabilisiert, Trigger entschärft und Verbindung über Gefühle & Bedürfnisse schaffen kann. GFK löst nicht per se Konflikte, du kannst aber die erprobten Methoden gut nutzen, um Konflikt-Situationen zu entschärfen. Die Methode ist auch für das Thema „Feedback geben“ gut anwendbar.  

Warum es wirkt:

• Reduziert Abwehrreflexe und Missverständnisse. Aktiviert somit die Amygdala (das Stresszentrum im Gehirn) und ihren Freeze, Flight, Fight-Modus nicht.
• Schafft gegenseitiges Verständnis („Worum geht’s mir eigentlich?“)
• Stellt Bitten statt Forderungen – fördert Kooperation

Wie du es als Vorbereitung auf heikle Themen nutzen kannst:

1. Vorbereitung (3–5 Min)

• • Schreibe eine Beobachtung auf, die dich gestört hat, ohne sie zu Bewerten (ist am Anfang nicht ganz einfach).
  • Benenne das Gefühl, das du dabei hattest (nicht „verraten“, sondern z. B. „irritiert“) -> Liste mit Gefühlen.
  • Kläre für dich, welches Bedürfnis (z. B. Verlässlichkeit, Autonomie, Klarheit) dir wichtig ist. -> Liste mit Bedürfnissen.
  • Formuliere eine konkrete Bitte (prüfbar, zeitnah, machbar).

Deine Ich-Botschaft in einem Satz für das Gespräch:

• „Wenn [Fakt/Beobachtung], bin ich [Gefühl], weil mir [Bedürfnis] wichtig ist. Könnten wir [konkrete Bitte]?“
• „Mir hilft [Rahmen/Struktur], damit ich [Ziel] erreiche. Ist [Vorschlag] für dich okay?“

2. Gespräch (10–20 Min)

• • Starte mit deiner Ich-Botschaft
  • Lass dir vom anderen zurück Spiegeln: „Was hast du gehört?“ – Korrigiere oder präzisiere es so lange, bis es passend ist.
  • Trefft eine Vereinbarung (z. B. was wollt ihr ausprobieren, etc) für 2 Wochen (1 Satz in den Decision/Agreement-Log (Ort, Datum, Vereinbarung, Review-Datum).
  • Review nach den 2 Wochen in einem Termin, wie die Umsetzung funktioniert hat und was ihr anpassen wollt.

#4 Tipp: Gelebte Teamkultur: Prävention schlägt Reaktion

Ihr könnt, bevor Konflikte auftreten, Vereinbarungen im Team treffen. Das funktioniert am Besten, wenn man sich darüber unterhält, bevor es zum Krach kommt. Psychologische Sicherheit, wertschätzendes Feedback und transparente Kommunikation reduzieren Konfliktpotenziale spürbar. Ich-Botschaften, aktives Zuhören, „Attack the problem, not the person“.

How to

1. Team-Arbeitsvereinbarungen
   • 5–7 Regeln, die für euch im Team wichtig sind. Das kann z. B. etwas sein wie: „Wir kritisieren die Sache, wertschätzen Person“,
     „Entscheidungen landen im Decision-Log“, „Keine ‚Über-einander – Reden‘-Schleifen“. Wichtig ist dabei, nicht zu vergesse, sich zu überlegen, was passiert, wenn das Team merkt, das sich jemand nicht daran hält. Und dies als gemeinsamen Lernprozess ansieht. Weniger ist hier Mehr
2. Meeting-Hygiene
   • Es hört sich wie selbstverständlich an. Aber ich erlebe es nocht sehr oft, dass ich Teams in unproduktiven Meetings aufreiben.
   • Jedes Meeting braucht ein Ziel, Agenda, Timebox, Teilnehmer. Immer wieder erlebe ich es in meiner Arbeit mit Teams– vor allem in größeren Unternehmen – das zu viele Kollegen in einem Meeting sitzen „weil es sich so ergeben hat“, ohne das der Mehrwert klar ist. Auch gibt es viele Themen, die nicht unbedingt ein Meeting brauchen, sondern per Email, Slag, etc. geklärt werden können. Sich darüber im Vorfeld bewusst Gedanken zu machen wirkt befreiend.
   • und nicht zuletzt hilft ein Decision-Log (Datum, Kontext, Entscheidung, Owner, Review-Datum), die Entscheidungen nachzuverfolgen und für andere nachvollziebar zu machen.
   • Auch hier gilt wieder: „keep it simple“. Schaut euch die 2-3 Meetings mit dem höchsten „Nerv-Potential“ an – nicht alle. Schreibt kein Decision Log, das man  
3. Feedback-Ritual
   • Feedback-Freitag (15 Min): 1× Wertschätzung, 1× Entwicklungsbitte pro Person.
   • Leitfrage: „Was soll ich mehr, weniger, weiter tun?“
4. Prozess-Standards
   • Definition of Ready/Done, WIP-Limits, Hand-over-Checklist.
   • Für entscheidende Prozesse RACSI ergänzen (Support explizit!).

5) Externe Unterstützung, Mediation bei Verhärtung

Wenn interne Versuche stocken, kann der neutrale Blick einer 3. Partei sehr hilfreich sein. Ab Eskalationsstufe 3 ist es hilfreich, sich externe Unterstützung zu holen – entweder eine interne Person mit entsprechender Erfahrung oder eine externe Mediatorin. Professionelle Mediatoren oder Konfliktcoaches bringen Struktur, Sicherheit und Tempo in die Gespräche zurück – und helfen beim Navigieren durch die Herausforderungen der Themen, ohne „Schuldige“ zu suchen. Professionelle Mediatoren findest du beim Bund der Mediatoren, oder spreche gerne mit mir.

Top-11 Checkliste: Frühwarnzeichen für Konflikte im Team

Konflikte kommen nicht aus dem Nichts. Sie kündigen sich an – leise, subtil, oft unter dem Radar.

Das Problem: Die meisten Führungskräfte und Unternehmer bemerken Konflikte erst, wenn sie bereits eskaliert sind. Wenn Fronten verhärtet sind, Teams sich in Lager aufgeteilt haben, und sich Konflikte nicht mehr verleugnen lassen.

Dabei gibt es eine Phase davor – eine Frühphase, in wir Konflikte noch klären können, bevor sie dysfunktional werden. Wo Vertrauen noch nicht nachhaltig beschädigt ist. Wo eine kleine Intervention noch reicht.

Diese 11 Frühwarnzeichen helfen dir, Konflikte zu erkennen, bevor sie richtig Fahrt aufnehmen. Die Kunst liegt darin, sie zu sehen. Bei dir selbst und in deinem Team.

1. Energieverlust & innerer Widerwillen

• Bei dir: Du prokrastinierst Gespräche mit bestimmten Personen, spürst inneres Augenrollen bei deren Namen im Kalender; nach manchen Gesprächen fühlst du dich wie ausgelaugt.
• Im Team: Leute kommen zu spät zu Meetings mit bestimmten Kollegen, “vergessen” Termine, oder haben Informationen nicht weitergeleitet

2. Themen werden gemieden

• Bei dir: Du merkst, dass du um bestimmte Themen “drumherum redest” oder sie auf die lange Bank schiebst
• Im Team: Bestimmte Themen tauchen nicht mehr in Agenden auf, obwohl sie relevant sind; “das besprechen wir später” oder „dafür haben wir heute keine Zeit“

3. Veränderte Kommunikationswege

• Bei dir: Du informierst plötzlich per E-Mail statt im direkten Gespräch, nutzt CC strategischer
• Im Team: Informationen fließen über Umwege, Flurfunk nimmt zu, “hast du das gewusst?” häuft sich

4. Humorverlust in Interaktionen

• Bei dir: Witze mit bestimmten Personen fühlen sich gezwungener an als früher, du merkst, dass du zunehmend vorsichtiger wirst.
• Im Team: Die Leichtigkeit ist spürbar weg, weniger Lachen in Meetings, es kommt jetzt öfters mal zu angespannter Stille

5. Sprache wird präziser bzw. juristischer

• Bei dir: Du formulierst E-Mails dreimal um, dokumentierst mehr, denkst “das könnte ich später brauchen” (auch bekannt als „cover your a**“-Strategie)
• Im Team: Mehr schriftliche Bestätigungen, “wie besprochen”, “zur Sicherheit nochmal”, CCs nehmen zu, der Verteiler wird größer

6. Interpretationen häufen sich

• Bei dir: Du erwischst dich dabei, Aussagen öfters negativ zu deuten (“War das jetzt gegen mich gerichtet?”)
• Im Team: “Was hat sie damit wohl gemeint?”, Spekulationen in Einzelgesprächen, Unterstellungen nehmen zu; die berühmt-berüchtigte Kaffeeküchen-Gespräche nehmen zu.

7. Körperliche Signale

• Bei dir: Verspannungen vor bestimmten Meetings, schlechter Schlaf, Grübeln über bestimmte Arbeitsthemen
• Im Team: Veränderte Körpersprache (verschränkte Arme, abgewandter Blick, Augenrollen), räumliche Distanz nimmt zu

8. Selektive Wahrnehmung

• Bei dir: Du erinnerst dich vor allem an negative Interaktionen und Fehler bei einer Person, positive Beiträge der Kollegin fallen dir schwer ein
• Im Team: Ideen werden unterschiedlich aufgenommen je nachdem, wer sie äußert; Beiträge werden übergangen

9. Zeitliche Verschiebungen

• Bei dir: Du erwischst dich dabei, deine Anwesenheit anders zu planen, um bestimmten Kolleg:innen aus dem Weg zu gehen (Home Office an bestimmten Tagen), meidest gemeinsame Mittagessen
• Im Team: Subgruppen beim Mittagessen, getrennte Kaffeepausen, “zufällig” nicht gleichzeitig anwesend

10. Entscheidungsverzögerungen

• Bei dir: Du zögerst bei Entscheidungen, die bestimmte Personen betreffen, suchst nach “noch mehr Informationen”, bei einigen Entscheidungen willst du dich nicht festlegen lassen, getroffene Entscheidungen werden von dir oder deinen Kollegen öfters wieder aufgemacht.
• Im Team: Entscheidungen werden vertagt, “müssen wir nochmal besprechen”, klare Beschlüsse fehlen bei bestimmten Themen, manche Entscheidungsprozesse dauern ewgi

11. Verhärtete Positionen

• Du merkst, dass du in Diskussionen mit deinem Partner immer wieder dieselben Argumente bringst. Früher konntest du deine Meinung ändern, wenn ein gutes Gegenargument kam. Jetzt? “Ja, aber…” ist dein Standardeinstieg.
• Im Team: Zwei Personen drehen sich im Kreis mit denselben Argumenten („wie ich schon sagte“), niemand bewegt sich, der Rest schweigt resigniert

Und jetzt? Wie kannst du diese Liste mit den 10 Frühwarnzeichen nutzen?

Drucke diese Liste aus oder nutze sie in deinen nächsten Meetings, Weeklies oder Retros. Gib 2 Personen im Team die Verantwortung, auf diese Indikatoren zu achten.

Faustregel: Wenn 3 oder mehr dieser Frühwarnzeichen bei euch präsent sind, ist das kein Zufall mehr – es ist ein Muster. Und Muster eskalieren, wenn du sie ignorierst.

Die gute Nachricht: In dieser Phase lässt sich noch präventiv gegensteuern. Bevor Positionen zementiert sind, bevor Vertrauen nachhaltig beschädigt ist.

Willst du wissen, wo ihr wirklich steht? Mein → Conflict Pathfinder zeigt dir in 10 Minuten, auf welcher Eskalationsstufe dein Konflikt liegt – und welche konkreten nächsten Schritte jetzt sinnvoll sind.

Sofort umsetzen: 7 Quick-Wins zur Konfliktlösung

Du hast die Frühwarnzeichen erkannt? Perfekt. Jetzt geht’s darum, schnell und niedrigschwellig gegenzusteuern – bevor aus einem leisen Signal ein lauter Konflikt wird.

Hier sind 7 Maßnahmen, die du sofort umsetzen kannst (entweder alleine oder melde dich gerne):

1. 2-3 Mini-Retros im Team (30 Min) für die nächsten 3 Monate ansetzten: Was lief gut? Was können wir verbessern? Welches sind die Themen? Nächste Schritte.
2. Rollen-Klarheit für die wichtigsten Rollen & Verantwortungen bekommen (z. B. mit der RACI-Matrix).
3. Deeskalations-Regeln im Team vereinbaren (am hilfreichsten, wenn ihr das gleich macht und nicht erst, wenn es einen Konflikt gibt ;-)).
4. Ritual „Feedback Freitag“ im Team einführen (kurz, wiederkehrend, wertschätzend).
5. Mit Ich-Botschaften + aktives Zuhören ins nächste Gespräch “Ich beobachte…, ich brauche…, ich wünsche mir…” (konstruktiv & klar und schadet nie 😉
6. „Timeout“ für eskalierte Meetings einführen. Stopp – Pause – Durchschnaufen – Was braucht es jetzt (auch hier im Vorfeld festlegen, wie ihr das genau machen wollt).
7. Externe Sparrings-Session mit Konfliktcoach oder Mediatorin, falls sich Fronten verhärten oder ihr einfach jemand haben wollt, der die Lage mit euch sortiert.

Das Wichtigste: Es müssen nicht immer die großen Maßnahmen sein. Aus meiner 25-jährigen Erfahrung mit Führungsteams habe ich gelernt: Die kleinen Interventionen, die erst einmal unscheinbar wirken, sind auf Dauer am wirksamsten.

Konflikt-Kompetenz: Maßnahmen nachhaltig verankern – “Kompetenz statt Feuerwehr”

Wenn du wirklich etwas verändern willst, reichen Quick-Wins nicht. Ein Konfliktklärungs-Gespräch mag zwar kurzfristig hilfreich erscheinen. Aber ohne Nachfolge-Termine und regelmäßige Check-ups ist nachhaltige Veränderung schwierig. Ihr brauchst pragmatische Strukturen, die bleiben: Raum für Feedback schaffen, Rituale etablieren, klare Rollen definieren, eure Entscheidungsfindung upgraden.

Du willst wissen, wo ihr steht und was als Nächstes wirklich Sinn macht?

Sprech gerne mit mir. Mein → Conflict Pathfinder zeigt dir in 10 Minuten, auf welcher Eskalationsstufe euer Konflikt liegt – und gibt dir konkrete Handlungsempfehlungen für die nächsten Schritte.