Kennst du die Konfliktkosten, die dich Monat für Monat Konflikte in deinem Unternehmen kosten?

Überall, wo Menschen mit unterschiedlichen Ansichten und Zielen aufeinandertreffen, sind Konflikte vorprogrammiert – sie gehören schlichtweg zum Alltag und sind normal. Ob unklare Verantwortlichkeiten, unterschiedliche Wertvorstellungen, mangelnde Wertschätzung oder fehlende Informationen: Konflikte können in jedem Unternehmen schnell aufkeimen. Besonders brisant wird es, wenn solche Spannungen ignoriert oder unter den Teppich gekehrt werden – vielleicht mit einem beiläufigen „Bleib mal sachlich“. Ein wesentlicher Grund, warum viele Unternehmen Konflikte nicht offen angehen, liegt im Unbehagen, das das Thema bei Führungskräften auslöst. Konflikte gelten oft als negativ und bedrohlich für das Arbeitsklima. Außerdem ist fast niemand klar, welches die damit verbundenen Konfliktkosten sind.

Was dabei oft übersehen wird:

Konflikte sind nicht nur emotional belastend, sondern auch ein echter Kostenfaktor, der Zeit, Energie und eine Menge Geld verschlingen kann.

Bei einem Unternehmen mit 100 Mitarbeitern können das laut einer KPMG-Studie von 2009 bis zu 500.000 € pro Jahr sein.

Doch das muss nicht sein. Warum Schweigen oft Silber und Reden dafür Gold ist, erfährst du in diesem Artikel. Ich beleuchte darin die verschiedenen Arten von Konfliktkosten und zeige dir auf, wie du diese in deinem Unternehmen reduzieren kannst.

2. Teure Konflikte: Wo dein Geld wirklich versickert

Wenn ich von Konflikt spreche, so meine ich damit jede beeinträchtigte Umsetzung der wirtschaftlichen Ziele deines Unternehmens. Konflikte binden Ressourcen – insbesondere Zeit, die Führungskräfte und Mitarbeiter in unproduktiven Diskussionen oder der Schadensbegrenzung verschwenden. Je ineffizienter die Zusammenarbeit im Team, desto höher die Konfliktkosten.

Der Blick auf ein paar nackte Zahlen mag dir die finanzielle Dimension unternehmensbezogener Konfliktkosten verdeutlichen:

• 15 % der täglichen Arbeitszeit in deutschen Betrieben wird durch Konflikte gebunden (Hernstein-Institut).

• Bei Führungskräften sind es sogar 30–50 % ihrer Zeit, die direkt oder indirekt für Konflikte draufgehen.

• Unternehmen mit bis zu 100 Mitarbeitern verlieren jährlich zwischen 100.000 und 500.000 Euro durch Konflikte. Und da Zeit bekanntlich Geld ist, verwundert es auch nicht, dass…

• nach Schätzung des Instituts der deutschen Wirtschaft entstehen unglaubliche 50 Milliarden Euro an Kosten jährlich in deutschen Unternehmen allein durch Konflikte.

Wenn du mal kurz überschlagen willst: Rechne einfach die Personalkosten* deiner Führungskräfte hoch und multipliziere sie mit dem geschätzten Prozentsatz der Zeit, die in Konflikten steckt. Und dabei geht es nur um „waste of time“ – Kündigungen, Arbeitsausfälle oder rechtliche Auseinandersetzungen sind da noch gar nicht mit eingerechnet.

*Personalkosten setzen sich aus Bruttogehalt, gesetzlichen Sozialabgaben, Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Weiterbildung, Ausfallzeiten und/oder der Einrichtung eines Arbeitsplatzes zusammen. Für eine schnelle Überschlagsrechnung nimm der Einfachheit halber Bruttogehalt + Sozialabgaben.

3. Die drei Dimensionen der Konfliktkosten: Mensch, Team, Organisation

Eine Studie der KPMG und der Universität Regensburg aus 2009 gibt einen guten Einblick in die verschiedenen Kostentreiber. Ich stelle sie dir kurz vor, auch wenn nicht alle Kategorien auf dein Unternehmen zutreffen werden. ie haben ein Modell mit drei Dimensionen entwickelt: Person, Team und Organisation. Jede dieser Dimensionen hat eigene Konfliktkostenkategorien, die sich gegenseitig beeinflussen. Hier eine kurze Übersicht:

Ich ergänze das Modell noch um eine aus meiner Sicht wichtige Kategorie, die ich “Waste of Time” nenne, also Zeit, die mit unproduktiven Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Konflikt “verdaddelt” wird und die nicht zum besseren Umgang mit dem Konflikt beiträgt.

Die in der Dimension „Person“ aufgeführten Kosten werden vom Mitarbeiter selbst durch sein Konfliktverhalten verursacht. Die Konfliktkosten in der Dimension „Team“ ergeben sich aus mangelhafter Zusammenarbeit der Mitarbeiter. Die dritte Dimension „Organisation“ schließlich berücksichtigt Konfliktkosten, die durch den Betrieb verursacht werden, beispielsweise Rechtsstreitigkeiten.

3.1. Dimension „Person“

3.1.1. Waste of Time (selbst ergänzt)

Die unproduktive oder verschwendete Zeit umfasst

• sich Sorgen über den Konflikt zu machen,
• sich bei Dritten über den Konflikt zu beschweren,
• Zeit damit zu verbringen, anderen, die in den Konflikt verwickelt sind, aus dem Weg zu gehen,
• Abwesenheit von der Arbeit, um dem Konflikt auszuweichen.

Das findest du in Unternehmen jeder Größenordnung.

3.1.2. Mitarbeiterfluktuation

Es liegt in der Natur der Sache, dass wir uns dort wohlfühlen, wo wir willkommen sind. Umgekehrt gilt dies jedoch auch: Niemand bleibt gerne in einem toxischen Arbeitsumfeld. Womöglich hast auch du schon fähige Mitarbeiter unnötig an die Konkurrenz verloren – gerade wenn du in einem Sektor tätig bist, der durch „war for talent“ geprägt ist, ist das besonders schmerzhaft. Immerhin 50 % und mehr der Kündigungen durch die Mitarbeiter selbst gehen auf ungelöste Konflikte zurück!!. Bei Kündigungen durch den Arbeitgeber sind es sogar bis zu 90 %.

Die Kosten für die anschließende Rekrutierung und Einarbeitung können beträchtlich sein. Sie setzen sich im Wesentlichen aus den Kosten für Anzeigenschaltungen, Honorare für Personalberater, Kopfprämien, Aktivitäten der Personalabteilung und des Fachbereichs für die Auswahl neuer Mitarbeiter zusammen. Bei Mitarbeitern auf unterer Ebene können sich die Konfliktkosten auf mehrere tausend Euro belaufen. Für höherrangige Mitarbeiter und Manager liegen die Kosten in der Regel zwischen 100 % und 200 % des Gehalts der ausscheidenden Person.

Ebenfalls nicht zu unterschätzen sind die Konfliktkosten, die durch die Erhöhung der Arbeitslast für die verbleibenden Mitarbeiter und deren reduzierte Arbeitsleistung entstehen, nicht selten auch verursacht durch sinkende Arbeitsmotivation.

3.1.3. Krankheit

Wir sprechen hier von Krankheit, die durch den Stress des Konflikts verursacht wurde (Klachefsky, 2008; Spector und Lee, 2013).
Dysfunktionale Konflikte bedeuten für viele Menschen Stress: Dauerschleife im Kopf, schlechter Schlaf, schlechte Laune. Das Resultat sind dann arbeitsunfähige Mitarbeiter, die im worst case auf unbestimmte Zeit ausfallen und deren Arbeitspensum von den verbleibenden Mitarbeitern aufgefangen werden muss, was den Teufelskreis wiederum verstärkt. Es besteht ein nachgewiesener Zusammenhang zwischen lang andauernden Konflikten und Fehltagen. Langfristig leidet die Leistungsbereitschaft der Belegschaft unter dieser Entwicklung.

Die Konfliktkosten können immens ausfallen durch Zeiten für Arztbesuche, Arbeitsunfähigkeit oder Kuraufenthalte. Schon in Unternehmen mit einer Mitarbeitergröße bis 1.000 Mitarbeiter werden Kosten von über 500.000 Euro angegeben. Fehlzeiten aufgrund betrieblicher Ängste und Mobbing am Arbeitsplatz belasten Unternehmen jährlich mit 30 Milliarden Euro.

3.1.4. Kontraproduktives bzw. betriebsschädigendes Verhalten

Zu dieser Kategorie zählen die Unterschlagung von Betriebsmitteln und Büromaterial sowie der Missbrauch von Arbeitszeit. Beides kann aus mangelnder Mitarbeitermotivation und fehlender Loyalität gegenüber dem Unternehmen resultieren. Kosten, die durch den Missbrauch von Arbeitszeit entstehen, können unter anderem durch private Internetnutzung, private Telefonnutzung oder Büroschlaf entstehen. Wenn man dazu die Zahlen der neuesten Gallup-Studie (Gallup Engagement Index Germany 2023) sieht, die zeigen, dass 19% der Beschäftigten bereits innerlich gekündigt haben, dann kann es einem als Unternehmer schon etwas mulmig werden auch wenn natürlich nicht alle innerlich Gekündigten zwangsläufig aktiv betriebsschädigendes Verhalten an den Tag legen. Viele beschränken sich eher auf passives Verhalten wie „Dienst nach Vorschrift“.

3.2. Dimension Team

3.2.1. Kundenfluktuation

Konflikte, insbesondere wenn sie öffentlich werden, können das Image eines Unternehmens nachhaltig schädigen. Dies kann langfristige Auswirkungen auf Kundenbeziehungen (und die Attraktivität als Arbeitgeber) haben. Der Verlust von Kunden –durch Imageschaden oder schlechteren Service – kann durch Konflikte schnell teurer werden als deren langfristige Pflege. Bereits kleine Unternehmen mit einer Mitarbeiterzahl von bis zu 100 Mitarbeitern haben diesbezügliche Kosten in Höhe von bis zu 500.000 Euro beziffert.

3.2.2. Verzögerungen in Projekten

Bei Konflikten im Gründerteam oder Leitungsteam kommt es oft zu verzögerten oder langwierigen Entscheidungsprozessen. Dadurch werden wichtige und richtungsweisende Entscheidungen für das Unternehmen und Projekte nicht getroffen oder immer wieder diskutiert. Manche Unternehmerteams verzögern Entscheidungen, wenn sie befürchten, dass es zu Streitereien kommen könnte. Projekte ziehen sich unnötig in die Länge, was die Kosten in die Höhe treibt.

3.2.3. Entgangene Aufträge

In diese Kategorie fallen entgangene Aufträge, zum Beispiel aufgrund von Fehlallokationen von Mitarbeitern, Finanzen oder Maschinen, welche durch fehlende Informationen, die nicht rechtzeitig weitergegeben werden, verursacht wurden.

3.3. Dimension Organisation

3.3.1. Arbeitsrechtliche SanktionenKonflikte, die rechtliche Folgen nach sich ziehen, verursachen hohe Kosten – sei es durch Gerichtsverfahren oder arbeitsrechtliche Beratungen.
Ebenso in diesem Zusammenhang zu berücksichtigen sind die Kosten für Mitarbeitergespräche, die aufgrund von arbeitsrechtlichen Pflichtverletzungen zwischen Führungskraft und Mitarbeiter, Mitarbeiter und Mitarbeiter oder zwischen Mitarbeiter und Betriebsrat durchgeführt wurden. Hinzu gesellen sich häufig Kosten für die Beratung zu arbeitsrechtlichen Sanktionen durch Rechtsanwälte und Unternehmens- oder Personalberatungen.

3.3.2. Kategorie Über- und Unterregulierung

In beiden Fällen entsteht ein Kostenmehraufwand durch Diskussionen über bereits bestehende oder aber fehlende Regeln. Diese entstehenden Kosten sind, sofern die Diskussionen zu sinnvollen Regelungen oder Abschaffung solcher führen, durchaus positiv, da sie ja zur Verbesserung der Organisation beitragen. Ein Thema, das eher in größeren Unternehmen Relevanz hat

3.3.3. Kategorie Verbesserungsbedürftige AnreizsystemeIn diese Kategorie fallen die Kosten für einen Mehraufwand für die Entscheidungsfindung und -umsetzung von Anreizsystemen, die z. B. durch zusätzliche Meetings, Diskussionen und Beschwerden (von Führungskräften, Mitarbeitern und Betriebsrat) entstehen. Das ist ein Thema, dem eher in größeren Unternehmen Relevanz zukommt.

Du hast dir nun einen ersten Überblick über die verschiedenen Kategorien von Konfliktkosten in Unternehmen verschafft. Kommt dir Einiges davon bekannt vor? Wenn du jetzt mit einiger Beklommenheit zustimmend nicken solltest, dann sei versichert, dass Konflikte in Unternehmen die Regel und nicht die Ausnahme sind. Es lohnt sich für dich also, hier einmal genauer hinzuschauen.

4. Konflikte minimieren, Kosten senken: So geht’s

Nach all diesen Zahlen ist eines klar: Konflikte kosten nicht nur Nerven, sondern auch bares Geld. Doch es gibt Wege, wie du diese Kosten in deinem Unternehmen reduzieren kannst.

1. Offene Kommunikationskultur fördern – ja, ich weiß, hört sich banal an…

Es klingt fast wie eine Binsenweisheit: Eine transparente Kommunikation ist der Schlüssel zur Vermeidung von Missverständnissen. Warum? In manchen Fällen entstehen die größten Konfliktkosten durch schlechte Entscheidungsfindung. Um gute Entscheidungen treffen zu können, benötigen Führungskräfte Informationen. Wenn es zu dysfunktionalen Konflikten kommt, reden die Mitarbeiter typischerweise weniger miteinander, was wiederum dazu führt, dass weniger Informationen weitergegeben werden. Im Ergebnis führt dies zu schlechten Entscheidungen und verpassten Chancen.

• Stell transparente Informationsflüsse sicher, so dass alle Mitarbeiter Zugang zu den benötigten Informationen haben.
• Organisiere einen regelmäßigen Dialog, in denen Probleme frühzeitig angesprochen werden können, bevor sie eskalieren. Dafür eignet sich am besten ein extra Meeting für das Team (Teamgespräch, Team-Retro), bei dem ihr nur auf die Zusammenarbeit und
• Nehmt in euren Gesellschaftervertrag eine Klausel auf, in denen ihr den Umgang mit Konflikten und die Vorgehensweise im Eskalationsfall festschreibt.

Und denke daran „walk the talk“ – du gehst mit guten Beispiel voran.

2. Klare Rollen und Ziele definieren
Wenn jeder von euch genau weiß, was von ihm erwartet wird, entstehen weniger Missverständnisse. Definiert klare Verantwortlichkeiten, Rollen und Ziele, um Unsicherheiten und Konflikte zu vermeiden.

3. Teambuilding

Teambuilding-Aktivitäten fördern das Verständnis und die Zusammenarbeit zwischen deinen Mitarbeitern. Ein starkes Team, das auf Vertrauen und Respekt basiert, kann Konflikte oft selbstständig lösen, bevor sie eskalieren. Mit regelmäßigen Teambuilding-Events förderst du das gegenseitige Verständnis und die Wertschätzung, was die Wahrscheinlichkeit von Konflikten in deinem Unternehmen verringert. In interdisziplinären Projekte könntest du Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen zusammenbringen und den Austausch und das Verständnis für die jeweiligen Aufgaben und Herausforderungen fördern.

4. Regelmäßige Feedback-Runden

Regelmäßiges, konstruktives Feedback hilft, Unzufriedenheit frühzeitig zu erkennen und anzusprechen. Dies gibt deinen Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Bedenken zu äußern und gemeinsam Lösungen zu erarbeiten. Feedback-Gespräche helfen, Unzufriedenheit frühzeitig zu erkennen und gezielt anzugehen. Anerkennung und Wertschätzung für gute Arbeit motivieren deine Mitarbeiter und reduzieren das Konfliktpotenzial, da sie sich wertgeschätzt und gehört fühlen.

5. Konfliktkompetenz aufbauen
Deinen eigenen Konfliktstil erkennen kann dir helfen, dich in Konflikten eleganter bewegen zu können. Der Aufbau von Konfliktkompetenzen in eurem Gründer- oder Gesellschafterteam kann euch helfen, Konflikte zu verstehen, funktionale von dysfunktionalen zu unterscheiden und damit unnötige Konflikte frühzeitig zu lösen. Schulungen für Mitarbeiter im Bereich Konfliktmanagement tragen ebenfalls dazu bei, Spannungen selbstständig und professionell zu regeln.

5. Beispiele aus der Praxis:

Im Jahr 2012 veröffentlichte die KPMG mit der Unternehmerschaft Düsseldorf ein Best Practice Papier zum Thema Konfliktmanagement, das aufzeigt, wie sich Konflikte in der Praxis auf die Kosten auswirken können.

Anhand konkreter Beispiele wurde verdeutlicht, welche Summen dabei zusammenkommen können:

Beispiel 1: In einer kleinen Kreativagentur mit nur vier Mitarbeitenden führte fehlende Struktur zu erheblichen Spannungen. Die Konfliktkosten beliefen sich im Jahr des Konflikts auf beeindruckende 66.000 Euro.

Beispiel 2: Ein Mobbingkonflikt zwischen einer Führungskraft und deren Team zog sich über etwa drei Jahre hin und verursachte 433.500 Euro an Kosten. Eine Mediation, die den Konflikt schließlich auflöste, kostete hingegen lediglich 30.000 Euro.

Beispiel 3: Jahrelange Auseinandersetzungen zwischen Betriebsrat und Geschäftsführung über tarifliche Einstufungen führten zu jährlichen Kosten von 225.000 Euro (bei 16 beteiligten Managern und Betriebsratsmitgliedern). Die Mediation, die letztlich den Durchbruch brachte, kostete das Unternehmen gerade einmal 21.000 Euro.

Ein anderes Beispiel zeigt einen Unternehmer mit Weitblick (CFO eines Automobilzulieferers mit 1400 Mitarbeiter), der davon ausging, dass Konfliktkompetenz im Unternehmen einen positiven ROI hat:

Er initiierte 2013 eine Konfliktanlaufstelle im Unternehmen, denn er war überzeugt, durch die Bereinigung einiger bekannt gewordener Konflikte eine Senkung der Ausfallzeiten um mehr als zwei Prozent erreichen zu können. Bei der Annahme von 300 Tsd € Verlust pro % Ausfallzeit pro Jahr resultierten in den Folgejahren Einsparungen in der Größenordnung von rund 900 Tsd €, nachdem die Ausfallzeiten konstant von 18% auf unter 15% Prozent gesenkt werden konnten.

Fazit

Konfliktkosten sind eine oft unterschätzte, aber signifikante Belastung für Unternehmen. Sie beeinträchtigen nicht nur die Produktivität deines Unternehmens, sondern können langfristig auch dessen Erfolg gefährden. Durch proaktive Maßnahmen wie eine offene Kommunikationskultur und Aufbau von Konfliktkompetenzen kannst du die negativen Auswirkungen von Konflikten und damit die Kosten minimieren. Investiere in die Prävention und das Management von Konflikten – und schaffe damit nicht nur ein besseres Arbeitsklima, sondern auch ein produktiveres und profitableres Unternehmen.

Du möchtest deinen Konfliktstil kennenlernen oder willst einen Konflikt angehen? Dann melde dich hier einfach bei mir.

Quellen:

https://mediationworks.com/wp-content/uploads/2016/11/cost-of-conflict-whitepaper-.pdf

https://www.ccl.org/articles/leading-effectively-articles/the-cost-of-conflict-incompetence/

https://www.betriebsrat.de/news/konflikte-kosten-geld-20241#:~:text=Ein%20paar%20durch%20Studien%20belegte%20Zahlen&text=Konflikte%2C%20die%20zu%20Behandlungskosten%20und,Kosten%20f%C3%BCr%20Fehltage%20durch%20Mobbing.

https://www.henning-landers.de/konfliktkosten-in-unternehmen/

KPMG Studie von 2009: https://www.stephan-lindner.de/wp-content/uploads/2009_Konfliktkosten_Reibungsverluste_in_Unternehmen.pdf

https://www.dzkk.de/PDF/konfliktkosten-management2012.pdf